Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit (20h/Woche)
Deine Aufgaben
- Vorbereitende Buchhaltung
- Sammlung, Sortierung und digitale Ablage von Rechnungen und Belegen
- Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater (inkl. OPOS-Listen)
- Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege
- Mahnwesen & Forderungsmanagement
- Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen (Mail & Telefon)
- Telefonischer Kontakt mit Kunden bei offenen Rechnungen – freundlich, aber bestimmt
- Aufbereitung der Daten für den Mahnlauf (z. B. fällige Forderungen, Mahnstufen)
- Weitergabe überfälliger Forderungen an Creditreform inkl. Dokumentation
- Pflege und Nachverfolgung von AV- und Supportverträgen inkl. Fristenmanagement
- E-Mail- & Verwaltungsunterstützung
- Sichtung, Sortierung und Priorisierung eingehender E-Mails im GF-Postfach
- Weiterleitung oder Beantwortung nach Rücksprache
- Dokumentation offener Punkte für die Geschäftsführung
- Kontrolle der Mitarbeiter-Zeiten und Erstellung von Übersichten
- Kommunikation & Absprache
- Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung über Prioritäten und offene To-Dos
- Regelmäßige Rückmeldung zu erledigten Aufgaben und offenen Punkten
- Proaktive Erinnerung an Fristen, Deadlines und wichtige Termine
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Buchhaltung, Büroorganisation oder Assistenz von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook)
- Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und ein Auge fürs Detail
- Kommunikationsstark – locker und direkt im Team, professionell gegenüber Kunden und Partnern und durchsetzungsstark, wenn es nötig ist
- Keine Scheu, auch mal klare Worte zu finden oder hartnäckig zu bleiben, wenn Forderungen eingefordert werden müssen
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren
- Teamplayer mit Humor, Loyalität und Verlässlichkeit
- Passt zu einer kleinen Firma: sichtbar sein, Verantwortung übernehmen, nicht in der Masse untertauchen
- Offen dafür, Neues zu lernen und auch mal über den Tellerrand hinauszuschauen
Das bieten wir
- Teilzeitstelle mit ca. 20h/Woche – idealerweise verteilt auf 4–5 Tage pro Woche für einen kontinuierlichen Austausch
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Homeoffice nach Absprache
- Ein kleines, motiviertes Team, in dem man sich gegenseitig sieht und unterstützt
- Moderne Arbeitsumgebung (Microsoft 365, Cloud-Telefonie, digitale Tools)
- Viel Raum für Eigeninitiative und Weiterbildung (z. B. Udemy)
- Flache Hierarchien, direkte Wege und eine Geschäftsführung, die auf Vertrauen setzt
Klingt nach deinem Ding?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben an: support@umwawium.de
